Capitalizarea și buna înzestrare tehnică pentru o firmă de contabilitate sunt, de asemenea, necesități pentru mediul de afaceri din România, în condițiile în care cererea manifestată pe piață pentru servicii de contabilitate este în continua creștere, iar cerințele impuse de beneficiari privind calitatea asigurată sunt din ce în ce mai exigente.

De la începutul anului și până la 31 octombrie 2017, data ultimei statistici publicate de Oficiul Național al Registrului Comerțului, în România au fost înființate peste 120.000 de întreprinderi cu și fără personalitate juridică, în creștere cu 31% față de aceeași perioadă a anului trecut.

Acest aspect întărește convingerea că piața serviciilor de contabilitate este într-o dezvoltare puternică, cu nevoi tot mai complexe ce necesită, de asemenea, soluții tot mai diversificate.

Înființarea unei firme de contabilitate și ulterior obținerea unei finanțări nerambusabile din fonduri europene sau naționale va presupune parcurgerea următorilor pași:
• stabilirea investiției necesare;
• înființarea firmei de contabilitate;
• identificarea programului optim de finanțare;
• pregătirea proiectului;
• depunerea documentației și solicitarea ajutorului financiar nerambursabil.

INVESTIȚIA NECESARĂ PENTRU O FIRMĂ DE CONTABILITATE

Pentru a finanța o firmă de contabilitate prin intermediul fondurilor nerambursabile, cel mai important pas va fi stabilirea investiției necesare. În funcție de structura investiției și de mărimea fondurilor necesare, se va alege și programul optim de finanțare.

Prin urmare, investiția necesară unei firme de contabilitate va cuprinde, în mod esențial, achiziționarea unor echipamente IT și programe software specifice acestei activități:
• calculatoare sau laptopuri pentru o flexibilitate mai mare;
• alte echipamente utile, precum imprimante, scannere, copiatoare sau multifuncționale care încorporează toate aceste funcții într-un singur aparat;
• programe software complete pentru contabilitate primară, cu module complete pentru salarizare, imobilizări, gestiune, contracte și facturări, distribuție, producție, etc.;
• programe software pentru funcționarea echipamentelor IT: soft de operare (spre exemplu Microsoft Windows), soft de editare text (precum Microsoft Office), program antivirus.

Aceasta este investiția principală pe care o poate realiza o firmă de contabilitate prin intermediul oricărui program de finanțare nerambursabilă, indiferent dacă fondurile sunt europene sau naționale.

Întotdeauna numărul de echipamente IT trebuie corelat cu volumul activității desfășurate, dar și cu numărul de angajați ai societății estimat la momentul finalizării investiției. Cu alte cuvinte, nu vei putea cumpăra mai multe laptopuri decât angajați vor fi în firmă. Care să le utilizeze.

Suplimentar, în funcție de disponibilitatea programului de finanțare de a sprijini și alte tipuri de investiții, dar și de necesitățile firmei de contabilitate, antreprenorul poate include și alte cheltuieli în cadrul planului său de afaceri:
• salariile și contribuțiile sociale pentru o perioadă de până la 12 luni;
• utilitățile consumate la locul de implementare al proiectului pentru aceeași perioadă de timp;
• chiria spațiului în care se desfășoară activitatea, tot pentru 12 luni.

Cele trei cheltuieli amintite mai sus sunt costuri operaționale, astfel că ele nu sunt decontate în mod obișnuit prin intermediul fondurilor nerambusabile, însă programul Star-Tech Innovation Romania reprezintă o excepție.De asemenea, multe alte programe de finanțare decontează cheltuielile incluse de către beneficiar în bugetul de promovare al afacerii, însă doar cele care au legătură cu mediul online:
* realizarea unui site de prezentare web;
* cheltuielile de promovare online, cum ar fi reclama plătită în cadrul rețelelor Google, Facebook, etc.

Atunci când aceste cheltuieli sunt eligibile, se prevede un plafon maxim în care antreprenorul trebuie să se încadreze. Spre exemplu, în cazul aceluiași program de finanțare amintit anterior, respectiv Star-Tech Innovation Romania, limita este de 8.000 de lei, inclusiv TVA aferent.

Achiziția unor spații este permisă prin intermediul anumitor programe de finanțare din fonduri naționale, însă fără cele cu destinație rezidențială. Prin urmare, vei putea cumpăra pentru firma ta de contabilitate un spațiu cu destinație comercială / de birouri.

Totuși, având în vedere faptul că un spațiu costă foarte mult, includerea acestei achiziții în buget reduce șansele de finanțare, ca urmare a faptului că sunt încurajate proiectele care își consumă bugetul de investiții prepoderent pentru achiziții de echipamente de producție (în acest caz echipamente IT) și softuri. Totuși, includerea acestor achiziții în cadrul bugetului se va realiza în baza unor oferte financare, pentru a avea siguranța că prețurile stabilite sunt conforme cu realitatea.

După ce investiția necesară este stabilită, vom discuta despre pașii următori, respectiv aspectele juridice ale afacerii și identificarea programului de finanțare optim.

ASPECTELE JURIDICE IMPORTANTE PENTRU O FIRMĂ DE CONTABILITATE

Pentru a-și desfășura activitatea, antreprenorul (contabilul) va trebui să își înregistreze societatea la Oficiul Național al Registrului Comerțului. Dintre toate formele de înregistrare posibile, este recomandat să alegi pentru firma de contabilitate organizarea sub forma unei societăți cu răspundere limitată (SRL). Această formă juridică îți permite să fii eligibil în cadrul mai multor programe de finanțare.

Pentru comparație, o persoană fizică autorizată (PFA) nu poate accesa programele naționale de finanțare, dar nici fondurile europene din mediul urban. Cu alte cuvinte, dacă vei înființa un PFA, singura finanțare nerambursabilă pe care o poți lua în calcul este Programul Național de Dezvoltare Rurală, destinat sprijinirii întreprinderilor debutante sau cu istoric non-agricol din mediul rural.

Pentru pregătirea documentației solicitate de ONRC pentru înregistrarea societății, va trebui să incluzi în Actul Constitutiv al societății codul CAEN în baza căruia prestezi aceste servicii de contabilitate:

6920 – Activități de contabilitate și audit financiar, consultanță în domeniul fiscal

Conform acestui cod CAEN, firma de contabilitate va putea oferi următoarele tipuri de servicii:
• servicii de înregistrare a tranzacțiilor comerciale pentru firme;
• pregătirea sau auditul conturilor financiare;
• examinarea conturilor și certificarea acurateții lor;
• servicii de întocmire a documentelor de impozitare pentru persoane fizice și firme;
• activități de consultanță și reprezentare a clienților în fața organelor fiscale.

IDENTIFICAREA PROGRAMULUI OPTIM DE FINANȚARE PENTRU O FIRMĂ DE CONTABILITATE

După ce investiția a fost stabilită, iar firma este deja înregistrată, poți trece la etapa următoare, respectiv identificarea programului de finanțare adaptat nevoilor noastre.

Identificarea unui program de finanțare va ține cont de câteva criterii:
• forma juridică a solicitantului;
• amplasamentul proiectului;
• vechimea firmei solicitante;
• mărimea fondurilor nerambursabile care se pot solicita;
• contribuția proprie minimă pe care solicitantul va fi obligat să o aducă pentru cofinanțarea proiectului.

Deși toate aceste criterii sunt esențiale identificării unei soluții de finanțare optimă pentru proiectul tău, cel mai important element este codul CAEN. Prin urmare, poți introduce acest cod format din patru cifre în aplicația noastră pentru identificarea programului de finanțare, iar soluțiile afișate sunt singurele pe care le poți lua în calcul pentru punerea în practică a proiectului tău.

Codul CAEN 6920 destinat desfășurării activităților de contabilitate, așa cum am arătat mai sus, este eligibil în cadrul următoarelor programe de finanțare:

PNDR 6.2. – Înființarea activităților non-agricole în mediul rural
* Ajutorul nerambursabil este acordat în sumă fixă, respectiv 50.000 de euro;
* Nu se solicită contribuție proprie pentru cofinanțarea investiției.

PNDR 6.4. – Înființarea activităților non-agricole în mediul rural
* Ajutorul maxim nerambursabil este de cel mult 200.000 de euro;
* Contribuția proprie pentru cofinanțarea investiției este de 30% din valoarea eligibilă a proiectului.

Programul Star-Tech Innovation Romania
* Ajutorul maxim nerambursabil este de până la 200.000 de lei;
* Nu se solicită contribuție proprie pentru cofinanțarea investiției.

Programul pentru Comerț și Servicii
* Ajutorul maxim nerambursabil este de 250.000 de lei;
* Contribuția proprie pentru cofinanțarea investiției este cuprinsă între 10 și 25% din valoarea eligibilă a proiectului.

PREGĂTIREA PROIECTULUI PENTRU OBȚINEREA UNEI FINANȚĂRI NERAMBURSABILE

Documentația necesară pentru obținerea unei finanțări nerambursabile diferă în funcție de programul identificat la punctul anterior, putând să sufere modificări mai mult sau mai puțin importante. Totuși, documentația obligatorie cuprinde:
• planul de afaceri;
• cererea de finanțare;
• documente suport obligatorii: certificat de înmatriculare, declarații pe proprie răspundere, certificat constatator, oferte pentru achizițiile propuse, etc.

Planul de afaceri și cererea de finanțare sunt documente obligatorii în cadrul oricărui proiect finanțat din fonduri nerambursabile, astfel că eventualele diferențe se vor resimți în ceea ce privește documentele suport solicitate.

Planul de afaceri reprezintă un document standardizat, cu o structură impusă în ghidul solicitantului. În general, un plan de afaceri are în componența sa următoarele capitole:
* veniturile estimate de afacerea prezentată;
* cheltuielile pe care afacerea le va înregistra imediat ce activitatea este demarată;
* descrierea pieței, a concurenței, a pieței de desfacere și a produselor sau serviciilor comercializate;
* prognozele economice (flux de numerar, bilanț și cont de profit și pierdere);
* indicatorii economico-financiari ai investiției;

Segmentele de clienți urmărite de către societate vor fi atât întreprinderile fără personalitate juridică, precum întreprinderile individuale (II), persoanele fizice autorizate (PFA) sau întreprinderile familiale (ÎF), cât și societățile cu personalitate juridică, cele mai frecvente fiind societățile cu răspundere limitată (SRL) și societățile cu răspundere limitată debutante (SRL-D).

Astfel, veniturile pe care societatea le va înregistra vor fi tocmai prețurile practicate pentru serviciile de contabilitate prestate.

Având în vedere specificul activității, principalele cheltuieli pentru o firmă de contabilitate sunt:
• cheltuielile cu salariile și contribuțiile sociale;
• chirile spațiilor folosite în cadrul activității desfășurate;
• cheltuieli cu papetăria și birotica;
• abonamentele licențelor de contabilitate utilizate.

Pentru o afacere în domeniul contabil, factorii relevanți, cu impact puternic asupra activității desfășurate, vor fi:
• formarea profesională la standarde ridicate de calitate a personalului angajat;
• cunoașterea în amănunt a prevederilor legale din sfera legislației fiscale, juridice, a auditului, de aceea o firmă de contabilitate trebuie să dispună de angajați sau colaboratori cu expertiză diversificată și foarte bine pregătiți;
• informarea continuă din surse certe cu privire la modificările legislative;
• promovarea continua și adecvata a serviciilor prestate în rândul categoriilor de clienți țintă.

DEPUNEREA PROIECTULUI ȘI SOLICITAREA AJUTORULUI NERAMBURSABIL

Depunerea proiectului se poate realiza doar în format electronic, astfel că va trebui să deschizi un cont de utilizator în cadrul platformei online pe care finanțatorul o pune la dispoziție pe site-ul său.Ulterior, atunci când sesiunea de depunere a proiectelor va deveni activă, documentele se listează, se semnează, se scanează și se vor depune în format electronic.

Depunerea documentației în afara termenelor de valabilitate ale sesiunii online nu este posibilă, astfel că planul de afaceri, dar și celelalte documente trebuie să fie pregătite din timp.

De aceea, îți recomandăm să aloci cel puțin 30 de zile pentru pregătirea dosarului și obținerea tuturor documentelor necesare.